Open space

En termes d’immobilier, les entreprises sont de plus en plus nombreuses à opter pour des bureaux de type open space. Force est de constater qu’en France, on recense plus de deux tiers de salariés évoluant dans cet environnement de travail. Les prochaines lignes vous expliquent les raisons de cet engouement pour l’open space, tout en vous exposant quelques astuces pour l’aménagement de votre lieu de travail !

Qu’est-ce qu’un open space?

Dans le jargon entrepreneurial, les anglicismes règnent en masse et le terme Open space ne déroge pas à cette règle. De sa signification française « plateau ouvert », l’open space se décline comme un espace de travail ouvert. Vous l’aurez compris, on peut assimiler un open space à une sorte d’espace de coworking. Cette pratique est d’ailleurs très en vogue actuellement, même si ses origines ne datent pas d’hier.

Pour planter le décor, l’open space a vu le jour à l’époque de la Seconde Guerre mondiale. En ce temps, on faisait face à une explosion du secteur tertiaire, vu la reprise économique. C’est ainsi dans le but d’une amélioration de l’environnement de travail qu’est né l’open space dans le courant des années cinquante. Ils avaient pour vocation de créer un cadre convivial pour éviter l’isolement des salariés et permettre ainsi le partage.

En toute évidence, l’open space a fait du chemin et s’est adapté de fil en aiguille aux contextes sociaux. En guise d’exemple, vers la fin des années 60, les tendances en open space été aux bureaux modulables et aux cloisons amovibles. Vingt ans après, les tendances étaient aux plateaux décloisonnés et spacieux. Aujourd’hui encore, ce concept est repris et est adapté conformément aux visions stratégiques des entrepreneurs.

Quels sont les avantages d’un open space pour les employés?

Même si l’on pense que le concept d’open space est plus avantageux pour les employeurs que pour les employés, il faudra se défaire de cette idée saugrenue. Eh oui, si l’engouement pour cet environnement de travail est croissant, ce n’est pas le fruit d’un hasard.

Un open space pour accroitre le sentiment de liberté

Dans la plupart des cas, les open spaces sont aménagés dans de grands espaces. Cet aspect permet ainsi aux employés d’évoluer dans un cadre spacieux, ce qui évite les sentiments d’oppression. D’ailleurs, bien souvent, les bureaux en open space sont agrémentés de baies vitrées et de grandes fenêtres, cela permet à la lumière de pénétrer et à l’air de circuler.

Un open space pour favoriser les échanges

Quand on travaille dans des bureaux ouverts, la communication est optimisée. Ainsi, l’information circule rapidement et les collaborateurs peuvent ainsi économiser un temps précieux. Dans la même optique, un open space est en mesure d’optimiser le travail d’équipe et la communication entre les collaborateurs. Cela permet ainsi aux employés de ne pas se sentir isolés et de se faire aider par ses collègues au besoin. D’ailleurs, dans le cadre de projets communs, les employés n’auront aucun mal à se rapprocher les uns des autres.

Un open space est un environnement de travail convivial

Lorsque l’environnement de travail est ouvert, l’entraide est au rendez-vous. De même, les employés pourront travailler dans une ambiance conviviale, ce qui peut parfois booster leur motivation. Pour une atmosphère propice à la convivialité, il convient ainsi de penser méticuleusement à la décoration du local (plantes vertes, luminosité …)  

Quels sont les avantages d’un open space pour les employeurs?

Si les open space ont aujourd’hui le vent en poupe, c’est grâce à leur capacité à augmenter la productivité des startups et entreprises. Conscients des enjeux, les employeurs privilégient ainsi ce concept pour plusieurs raisons :

• L’avancement rapide des projets au vu de la facilité de communication des équipes : il ne sera plus nécessaire de faire circuler les informations via les courriels, les communications deviennent directes.
• L’enrichissement des projets grâce à une meilleure réactivité des collaborateurs : la cohésion d’équipe sera au rendez-vous grâce à un espace ouvert.
• Des économies de place et des gains financiers : il n’est plus nécessaire d’avoir des bureaux segmentés, ce qui concourt à la diminution des charges.

Quels sont les inconvénients d’un open space pour les employés?

Même si un open space semble offrir tout ce dont les employés peuvent désirer, force est de constater que ce concept a également ses limites, et elles ne sont pas négligeables.

Le manque d’intimité

Être dans un environnement décloisonné durant toute la journée peut parfois devenir intimidant. En effet, les employés manquent d’intimité, d’autant plus que les regards s’entremêlent tout le long des activités. Avec des déplacements qui peuvent être pistés, les employés peuvent vite se sentir mal à l’aise.

La nuisance sonore

Selon les études menées sur le sujet, le bruit est en tête de liste lorsqu’on parle des inconvénients de l’open space. En toute évidence, ce n’est pas toujours facile de rester concentré dans un environnement bruyant et surtout lorsque cela dure toute la semaine. Les nuisances sonores proviennent généralement des : sonneries de téléphones, discussions entre collègues, bruits du clavier, bruits de pas …

La pression sous surveillance hiérarchique

La plupart des salariés ne souhaitent pas être confrontés tous les jours à leur supérieur hiérarchique. En effet, cet aspect fait naître une grande pression, car ils se sentent constamment observés. Dans la même foulée, la concurrence est aussi au rendez-vous dans un tel environnement de travail.

Des maladies qui se transmettent facilement

Ce dernier inconvénient ne touche pas uniquement les employés, il concerne également les employeurs. En effet, dans un espace ouvert, les maladies se répandent à une vitesse grand V. Avec une contamination de l’ensemble du bureau, les arrêts maladie peuvent engendrer une baisse de productivité.

Comment améliorer l’acoustique d’un open space?

Comme nous l’avons indiqué précédemment, le manque de confort acoustique est souvent un problème récurrent dans les open-spaces. Pour autant, ce n’est pas une raison pour cloisonner tous les bureaux. Voici quelques solutions qui vous permettront d’améliorer l’acoustique de votre open space et de continuer à profiter des avantages de ce concept.

Se concentrer sur l’isolation acoustique du sol

On n’y pense pas toujours, mais un sol mal isolé peut très vite devenir dérangeant.  Entre les bruits de pas, les objets qui se heurtent au sol et les bruits générés dans les autres étages de l’immeuble, la concentration se retrouve compromise. Cela est d’autant plus renforcé par la forte réverbération des ondes sur les plafonds et les murs. Pour éviter une telle nuisance sonore, vous pourrez ainsi vous concentrer sur le matériau qui viendra recouvrir votre sol.

L’idéal serait d’opter pour une moquette, elle se révèle très efficace pour réduire les bruits. En effet, grâce à sa forte densité, elle est à même de diminuer les sons et les bruits d’impacts de 20 à 40 décibels.

Opter pour un plafond insonorisé

Si vous ne le savez pas encore, les bruits montent et ne descendent pas. Pour gérer au mieux les bruits dans votre open space, vous devez ainsi investir dans l’isolation du plafond.

La matière avec laquelle votre plafond est fait est décisive, car celle-ci ne devrait pas permettre de renvoyer les bruits. Si vous n’avez pas le budget nécessaire pour remettre votre plafond à neuf, nous vous conseillons les panneaux acoustiques. Ces derniers peuvent facilement s’installer sur le plafond et ils seront en mesure d’absorber efficacement les ondes. D’ailleurs, ils se déclinent sous une multitude de design, il y en a donc pour tous les gouts !

Investir dans des panneaux acoustiques muraux

Une autre solution qui pourrait aider vos collaborateurs à travailler dans un environnement de travail adéquat repose sur les panneaux acoustiques muraux. Ils sont parfaits pour un open space de par leur capacité à réduire les décibels. De même, ils pourront apporter une touche chaleureuse à votre environnement.

Opter pour des mobiliers acoustiques

Si toutes les astuces proposées précédemment ne vous conviennent pas pour des raisons financières, voici une solution de facilité : des mobiliers acoustiques. Ils sont présents dans plusieurs magasins et ils vous éviteront de procéder à des travaux de réaménagement. Ceci dit, leurs capacités d’isolation acoustique ne supplantent pas les options précédentes.

Comment faire pour garantir la confidentialité des conversations dans un open space?

Comme nous l’avons évoqué précédemment, il n’est pas toujours évident d’avoir de l’intimité dans un open space. En effet, il peut parfois être nécessaire de garder une certaine confidentialité dans les discussions et c’est justement une des limites de ce concept. Fort heureusement, ce ne sont pas les solutions qui manquent.

• Pour permettre à vos collaborateurs d’avoir des conversations confidentielles, vous pourrez faire installer des panneaux d’isolation phonique entre chaque poste de travail. Cela permettra non seulement d’être à l’abri des regards indiscrets et de rédiger des mails à caractère confidentiels.
• Les salles de travail isolées peuvent également être très efficaces pour permettre aux collaborateurs d’échanger sur des points saillants sans avoir à chuchoter.
• Pour éviter que des collaborateurs se mêlent de ce qui ne leur regarde pas, vous pourrez mettre en place des règles de vie commune. Chacun essaiera ainsi de s’impliquer dans la vie de la communauté sans entraver l’intimité des autres collaborateurs.

Comment organiser l’espace de travail dans un open space?

Opter pour un open space relève souvent d’une option économique et productive en termes d’immobilier d’entreprise. Toutefois, pour que ce concept soit avantageux pour les affaires de l’entreprise, il est nécessaire de penser méticuleusement à l’aménagement de ce cadre de travail. Voici quelques astuces pour organiser convenablement votre espace de travail :

La place des collaborateurs

Le premier facteur à prendre en compte pour organiser efficacement votre open space repose sur la manière dont vous organiserez les occupants. En effet, vous ne pourrez pas placer les membres de l’équipe à l’aveuglette, il vous faudra faire les choses de manière stratégique. Le but étant de créer une synergie entre les différents éléments de l’entreprise !

Pour ce faire, nous vous conseillons ainsi de créer un plan d’aménagement 3D ou 2D pour avoir une vue d’ensemble de l’organisation de l’espace. Vous pourrez alors identifier l’emplacement de chaque collaborateur tout en pensant aux différents mobiliers que vous pourrez acquérir pour embellir les espaces.

Dans tous les cas, évitez de placer les salariés au dos d’une fenêtre, car le reflet de la lumière sur l’écran peut être très handicapant. De même, un bureau placé derrière une porte est aussi une mauvaise idée au vu des va-et-vient possibles.

Enfin, pour une meilleure organisation, retenez qu’il est nécessaire d’avoir un espace de travail de 10m2 par personne. Il sera ainsi utile de penser à l’espacement des postes de travail.

Les zones de passages

Comme vous vous en doutiez, les déplacements seront fréquents au sein de cet espace collaboratif. En ce sens, il est nécessaire de penser préalablement à des accès qui pourront faciliter la circulation de chacun. Par ailleurs, comme les déplacements sont souvent récurrents autour des toilettes, des entrées de salles et des cabines, il est nécessaire de vous concentrer sur ces zones.

Idéalement, il serait astucieux de placer des meubles de rangement autour de ces zones de passage pour permettre aux collaborateurs environnants de rester concentrés et de diviser l’espace. Vous pourrez ainsi opter pour des plantes, des casiers, ou des panneaux acoustiques. Dans tous les cas, il ne faudra pas choisir des meubles de plus de 110 cm de hauteur.

Des couleurs neutres pour un bon environnement de travail

Lorsqu’on aménage un open space ou quand on pense à l’organisation de cet espace de travail, il ne faudra pas négliger les coloris. En effet, ces derniers ont un réel impact sur l’état d’esprit de vos collaborateurs.

Il est ainsi conseillé de privilégier les tons neutres et clairs comme le pastel. Vos employés bénéficieront ainsi d’un environnement visuel motivant et favorisant la concentration.

Par ailleurs, vous pouvez aussi opter pour les imitations des matières naturelles à l’exemple du bois ou des pierres. Le but sera évidemment d’éviter les pollutions visuelles.

Des meubles à faible hauteur

Au vu de sa fonction, un open space peut très vite être saturé par les bureaux, les meubles, les dossiers… Et pourtant, quand un espace de travail est aéré, cela permet d’apaiser les pressions psychologiques. Pour ce faire, nous vous conseillons ainsi de prendre le temps de penser à l’emplacement des meubles de rangement. Si vous souhaitez faire les choses dans les règles de l’art, évitez de placer les casiers au beau milieu de la salle, sauf si cela permet de délimiter l’espace. L’idéal serait alors de placer les meubles le long des murs pour avoir un résultat aéré.

Comment gérer les distractions dans un open space?

Il y a de cela quelque temps, Future Workplace avait mené une étude qui s’est centrée sur le concept d’open space et des sources de distraction sur l’espace de travail. Les résultats ont ainsi dévoilé 6 éléments qui réduisent la concentration des collaborateurs dans les entreprises : les conversations, les déplacements des collègues, les notifications d’appels ou de message sur linkedin, les discussions et réunions de groupe, les collègues qui mangent en faisant du bruit et l’odeur de la nourriture.

Fort heureusement, à chaque problème correspond une solution ! Pour une meilleure gestion des distractions, vous pourrez ainsi :

• Équiper les bureaux d’un casque à réduction de bruit, on retrouve d’ailleurs plusieurs modèles depuis l’essor de la deeptech.
• Permettre à vos collaborateurs de travailler à des horaires décalés s’il le souhaite (selon des périodes définies)
• Mettre en place des zones de collaborations où les collaborateurs pourront partager leurs idées de manière informelle
• Séparer les pièces de détente des espaces de bureau pour éviter la propagation des odeurs de nourriture (ou de café)
• Créer un espace d’isolement où les collaborateurs pourront venir pour se ressourcer ou gagner en productivité
• Avoir des salles de réunion insonorisées qui pourront directement être équipées de matériels de projection